5S IM BÜRO UND IM HOMEOFFICE

Warum 5S im Büro? Lean Management Methoden verbessern nachweislich die Prozessabläufe in Unternehmen. Dies gelingt hauptsächlich durch konsequente Vermeidung von Verschwendungen, Bestandsreduzierungen, Verkürzungen von Durchlaufzeiten und diszipliniertem Fokus auf stetige Optimierungen. Bein den Anwendungsbereichen denkt man meistens zuerst an Produktionsbetriebe oder Logistikunternehmen, aber Lean Management lässt sich sehr vielseitig anwenden. So auch im Bereich Verwaltung. Fachleute sprechen in diesem Fall von LEAN ADMINISTRATION. Als sehr gewinnbringend, gilt die Umsetzung der 5S-Methode im Büro.

Lies hier, wie du davon profitieren kannst –  und zwar nicht nur im Büro, sondern auch privat.

Was ist 5S?

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke – Nein, hierbei handelt es sich weder um eine neue Generation Pokemon, noch um Sushi-Variationen, sondern um die fünf Begriffe des 5S Prinzips. 

Erfunden hat dieses Lean-Werkzeug der Japaner Taiichi Ono um Ordnung in das Produktionssystem beim Automobilherstellers Toyota zu schaffen. 

Mittlerweile ist 5S eine weit verbreitete Methode und wird nicht nur in Produktionsstätten, sondern auch in der klassischen Büroorganisation angewendet. 

Mit fünf einfachen Schritten organisierst du deinen Arbeitsplatz, erhöhst deine Effizienz und dein Wohlbefinden.

Zu 5S kannst du viel Lesestoff und durchaus gute Artikel im Internet finden. Daher bekommst du von mir jetzt nicht noch mehr Theorie, sondern fünf klare Handlungsanweisungen wie du deinen Arbeitsplatz mit der 5S-Methode übersichtlicher und damit effizienter gestaltest. 

In diesem Artikel betrachten wir nur die physischen Gegenstände an deinem Arbeitsplatz. Im Zeitalter der Digitalisierung, wird aber vor allem die elektronische Organisation immer wichtiger. Hierzu ein andermal mehr.

Die folgende Methode kannst du übrigens überall anwenden. Ob im Büro oder HomeOffice. Ja, selbst deine Küche und deine Werkstatt kannst du damit effizienter organisieren. 

Meine 5S-Methode weicht in der Reihenfolge etwas von der handelsüblichen ab, ist aber geprüft und verspricht Erfolg.

Genug Theorie. Konzentrieren wir uns nun auf das Wesentliche und packen es an.

Denk daran: Reden (Lesen) bringt nichts – Du musst handeln um Erfolg zu ernten.

Was du für meine Methode benötigst 

1. Beschriftungsetiketten, Klebesticker (irgendwas womit du Gegenstände beschriften kannst)
2. Stift (Edding, Marker – keine Bleistifte)
3. Mülleimer
4. Tabellenblatt – Excel, Numbers
5. Einen großen, oder mehrere kleine Kartons
6. Putzmittel – Wasser, Lappen, Handstaubsauger 


SEIRI (整理) – Sortieren und Selektieren

5S ist Arbeit – ohne Fleiß kein Preis.

1. Leere sämtliche Regale, Schubladen, Schränke, Ablageflächen etc. und breite alle Gegenstände vor dir aus.
2. Entscheide was du definitiv entsorgen kannst und schmeiße es sofort in den Mülleimer
3. Alle Gegenständen, bei denen du dir unsicher bist, ob du sie zu einem späteren Zeitpunkt doch noch gebrauchen könntest, beschriftest du mit dem heutigen Datum.
4. Trage all diese Gegenstände in eine Tabelle ein

Die Tabelle könnte zum Beispiel so aussehen.

Nr.

Gegenstand

Datum

Karton

1

Ersatzladegerät

14.03.21

5S Schreibtisch Paul

Und weiter geht’s

5. Packe alle gelisteten Gegenstände in einen Karton und beschrifte diesen mit 5S-ORT-NAME.
z.B. 5S-Schreibtisch Paul
6. Diesen Karton verstaust du jetzt im Quarantänelager – Keller, Speicher, Abstellkammer. Hauptsache weit weg von deinem Arbeitsplatz.

Nach diesen sechs Schritten, findest du nur noch Gegenstände vor dir, die du wirklich benötigst. Alles andere ist aus deinem Sichtfeld verschwunden. Gegenstände, bei denen du dir unsicher warst, sind gut verstaut und jederzeit zugriffsbereit. 

Alle Gegenstände aus deinen Quarantäne-Kartons, die du in den nächsten 12 Monaten nicht ein einziges mal benötigst, solltest du spätestens dann entsorgen.

SEISO (清掃) – Säubern

Dieser Punkt ist einfach. Mach sauber. Bringe alles auf Hochglanz. Säubere deinen Schreibtisch, deine Arbeitsfläche, befreie Regale, Schränke und Schubladen von Schmutz und Staub. Reinige auch dein Werkzeug und deine sonstige Arbeitsutensilien. Als Werkzeug bezeichne ich auch Tastatur und Maus. 

Es fühlt sich gut an, wenn alles sauber ist und glänzt.

SEITON (整頓) – Strukturieren und Ordnung schaffen

Da nun alles schön sauber ist, wird es Zeit Struktur zu schaffen. Jeder Gegenstand bekommt seinen festen Platz. 

1. Gegenstände die du mehrmals täglich benötigst, platzierst du direkt auf dem Schreibtisch oder deiner Arbeitsfläche.
2. Gegenstände die du nicht andauernd, aber häufig benötigst, erhalten einen Platz in greifbarer Nähe, z.B. Schreibtischschublade
3. Alles andere platzierst du anhand der Zugriffshäufigkeit (wöchentlich, monatlich usw.) in Regalen, Schränken, Schubladen.

Beschrifte übersichtlich so viel du kannst. Aber übertreibe es nicht. Es soll schließlich immer noch gut aussehen. Häufig ist auch nur eine anfängliche Beschriftung notwendig. Sobald du dich an deine neue Organisation gewöhnt hast, kannst du die Beschriftungen auch wieder entfernen.

SEIKETSU (清潔) – Standardisieren

Wenn du bis hierher gekommen bist, dann hast du schon richtig viel erreicht. Das Arbeiten wird dir jetzt deutlich leichter fallen. Dein Arbeitsplatz ist aufgeräumt, gesäubert und gut strukturiert. 

Nun musst du dies auch beibehalten. Zeige DISZIPLIN.

Am einfachsten machst du das mit der täglichen 5-Minuten-Regel. Bevor du in Feierabend gehst, wiederholst du die folgenden zwei 5S-Prinzipien.

1. SEITON – Räume auf und lege alle Gegenstände an den von dir definierten Platz  
2. SEISO – Säubere und putze deine Arbeitsutensilien und deinen Arbeitsplatz

Wenn du am nächsten Arbeitstag zur Arbeit kommst, wirst du einen sauberen und aufgeräumten Arbeitsplatz vorfinden. Dies wird dir direkt ein gutes Wohlbefinden geben.

Genau so muss ein Tag starten.


SHITSUKE () – Selbstdisziplin und stetige Verbesserung

Der letzte, ist definitiv der schwierigste Teil.

An die Spitze zu kommen ist eine Sache – oben zu bleiben, eine andere. 

Wer oben bleiben möchte, darf sich nicht auf seinen Lorbeeren ausruhen, sondern muss sich stetig anpassen und verbessern. 

Für die 5S-Methode bedeutet dies, Selbstdisziplin durch Selbstkontrolle und kontinuierliche Optimierungen (Kaizen).

Viele Berater würden dir an dieser Stelle raten, jeden Monat von vorne zu beginnen und den 5S-Prozesse zu wiederholen. Dies ist definitiv eine gute Variante – aber eine extrem zeitaufwendige. 

Es geht auch einfacher. Befolge hierzu einfach meine Anweisung.

1. Halte dich konsequent an deine tägliche 5-Minuten-Regel. Dies macht dir das Leben auf lange Sicht deutlich einfacher.
2. Mache dir jetzt sofort einen Termin in dem Kalender. Und zwar genau in sechs Monaten mit dem Ereignisnamen „5S-Check“
3. Erstelle die folgende Checkliste und befolge die dort festgelegten Punkte.

 

5S

TOPIC

FRAGESTELLUNG

CHECK

SEIRI

Checke alle Regale, Schubladen, Ablageflächen etc.

Was nutze ich? 

Was kann in die Tonne?

Was kommt in meinen Quarantäne-Karton?

Quarantäne-Liste anpassen?

SEITON

Checke die Struktur/Organisation

Liegt jedes Teil noch am richtigen Platz?

Gibt es mittlerweile einen besseren Platz?
Müssen die Beschriftungen angepasst werden?

Muss etwas ausgetauscht/repariert/erneuert werden?

SHITSUKE

KAIZEN

Neuen Termin festlegen. Wieder genau in sechs Monaten mit dem Ereignisnamen „5S-Check“

5S ist eine sehr effiziente Methode um Ordnung in dein Umfeld und vor allem in deinen Arbeitsplatz zu bringen. Probiere die Methode aber auch mal in anderen Bereichen aus – zum Beispiel in deinem Kleiderschrank oder im Keller.

Ich garantiere dir, dass die 5S-Methode deinen Alltag vereinfachen wird. 

Viel Spaß beim Ausprobieren. 

Falls du professionelle Hilfe bei der Umsetzung von 5S, oder anderen Lean Management Methoden benötigst, kannst du mir gerne eine Nachricht schicken. Als Black Belt Lean Manufacturing verfüge ich über fundiertes Know How und die notwendige Erfahrung um Lean Projekte zu planen und umzusetzen.  

Lies hier mehr über Lean Management und seine Vorteile  


NEWSLETTER

SEI DABEI UND VERPASSE NIE WIEDER DIE TOP 5 DER WOCHE

ABONNIERE MEINEN WÖCHENTLICHEN NEWSLETTER UND DU ERHÄLTST JEDEN SAMSTAG FÜNF TIPPS DIE DEIN LEBEN BEREICHERN WERDEN

Wir senden keinen Spam! Erfahre mehr in unserer Datenschutzerklärung.


close

NEWSLETTER

SEI DABEI UND VERPASSE NIE WIEDER DIE TOP 5 DER WOCHE

ABONNIERE MEINEN WÖCHENTLICHEN NEWSLETTER UND DU ERHÄLTST JEDEN SAMSTAG FÜNF TIPPS DIE DEIN LEBEN BEREICHERN WERDEN

Wir senden keinen Spam! Erfahre mehr in unserer Datenschutzerklärung.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.