PRODUKTIVITÄTSKILLER ABLENKUNG

Diese Woche habe ich einen sehr interessanten Artikel über Ablenkungen am Arbeitsplatz gelesen. Genau wie Millionen von anderen, geht es dir wahrscheinlich wie mir. Viele Ablenkungen und kleine Unterbrechungen am Arbeitsplatz stören deine eigene Produktivität. In den folgenden Zeilen findest du ein paar nützliche Gedanken und Anregungen wie du dir zukünftig einige Ablenkungen ersparen und somit deine Produktivität steigern kannst.

Ablenkungen sind Produktivitätskiller. Und bei einigen ist es ist sehr schwer sich diese vom Hals zu halten. Viele Ablenkungen wirken von außen auf uns ein. Der Kollege kommt zu einem kurzen Chat bei uns im Büro vorbei, das Telefon klingelt oder wir bekommen eine neue Nachricht auf das Smartphone. Wir alle streben nach einem guten Miteinander mit unseren Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Lieferanten. Durch Ablehnung und ein nicht kommunikatives Verhalten, wollen wir uns bei niemandem ins Abseits rücken. Wir wollen unsere Beziehungen pflegen und sie nicht zerstören. Doch wie können wir uns dennoch von Ablenkungen schützen, ohne andere vor den Kopf zu stoßen?

Vor allem als Manager ist eine gute Arbeitsbeziehung zu Mitarbeitern, Kollegen und externen Partnern unabdingbar. Du musst für diese Menschen erreichbar sein und dich um ihre Belange kümmern. Und dies in einem, für den Gegenüber, annehmbaren Zeitraum. Das heißt aber nicht, dass du immer auf Abruf parat stehen musst. Kommunikation und eine gute Planung sind hier die Zauberwörter. Plane deinen Arbeitstag und lasse dein Umfeld wissen, wann du verfügbar bist und wann nicht. Hierzu aber später mehr. Zuerst möchte ich dir die Bedeutsamkeit von Ablenkungen noch etwas klarer machen.

 

Plane deinen Arbeitstag sinnvoll und effizient

Die Auswirkungen von Ablenkungen sind riesig.

In einer Studie der University of California wurden 36 Manager drei Tage lang bei der Ausübung ihrer täglichen Arbeit begleitet. Mit dabei, war immer eine Stoppuhr. Das Ergebnis dieser Studie war erschreckend. Im Durchschnitt werden wir alle drei Minuten von unserer Arbeit abgelenkt, oder lenken uns selbst von der Arbeit ab. Ja, du hast richtig gelesen: Alle DREI Minuten! Neben den externen Ablenkungen, wie  eingehende Anrufe oder Ablenkungen durch Kollegen, bieten die heutigen Technologien jede Menge Ablenkungspotenzial. Alleine 45% aller Ablenkungen werden von uns selbst angesteuert. Wenn dir die drei Minuten etwas kurz vorkommen, dann beobachte Dich mal dabei wie Du reagierst wenn eine neue Nachricht (WhatsApp, SMS, Facebook, Twitter etc.) auf deinem Smartphone erscheint, eine neue E-Mail rein kommt, oder ein Kollege plötzlich in der Tür steht. Und was ist mit dem Internet? Facebook, Instagram, XING und die neusten Sport- oder Finanznachrichten sind häufig nur einen Klick entfernt und vor allem ständig zugänglich.

Wie sehr kann ein kurzer Klick schon ablenken?

Ein kurzer Klick der unsere Aufmerksamkeit von der gerade getätigten Tätigkeit ablenkt, reicht meistens aus. Die Konzentration ist gestört. Die Produktivität dahin. Und der zeitliche Verlust enorm. Ablenkungen treffen deine Produktivität in zweierlei Hinsicht. Erstens verlierst du durch die Ablenkung Zeit, die du mit der Ablenkung selbst verbringst. Zweitens, verlierst du die Zeit, die es dich kostet, deine Konzentration wieder auf die Aufgabe zu lenken, von der du abgelenkt wurdest. Dies wird leider häufig übersehen. Du kennst das, wenn du voll auf eine Aufgabe konzentrierst bist, befindest du dich in einer Art Flow. Du arbeitest von ganz alleine, bist kreativ und produktiv. Und plötzlich kommt die Ablenkung und der ganze Flow ist dahin. Vermeide also alle Ablenkungen, auf die du selbst Einfluss nehmen kannst.

Mit nur ein wenig Struktur und ein bisschen Konsequenz, kannst du deine Produktivzeit von drei Minuten auf 20-30 Minuten hochschrauben. Länger solltest du eh nicht an einer einzigen Aufgabe arbeiten. Zumindest nicht am Stück.

Es gibt unterschiedliche Arten von Ablenkungen.

Kritische und nicht kritische. Ablenkungen die etwas mit deiner aktuellen Aufgabe zu tun haben, oder aber welche die komplett unabhängig von deiner aktuellen Aufgabe sind.

Wie wir bereits gelernt haben, sind Ablenkungen in der Regel nichts Gutes. Es sind Feinde der Produktivität – deiner Produktivität. Es ist wichtig seine Feinde zu kennen, bevor man sie bekämpfen kann. Welchen Ablenkungen begegnest du in deinem Arbeitsalltag? Um dir ein Bild davon zu machen, mit welchen Arten von Ablenkungen du konfrontierst wirst, solltest du mindestens zwei Wochen beobachten und kategorisieren.

Woher kommt die Ablenkung?

Was ist der Hintergrund der Ablenkung?

Zeitlicher Aufwand der Ablenkung?

Auswirkung der Ablenkung?

Wahrscheinlich wirst du ein Muster innerhalb der Ablenkungsursachen feststellen. Oft sind es die gleichen Dinge und/oder Personen, die dich ablenken. Meistens sind es die üblichen Verdächtigen. 

  • Eingehende Anrufe
  • Eingehende Mails
  • Ablenkung durch einen kommunikativen Kollegen
  • Der kurze Klick ins Internet
  • ….

Kennt man die Ablenkungen und vor allem ihre Ursachen, kann man eine Strategie entwickeln um diesen entgegenzuwirken. Es gibt verschiedene Strategien, die dir dabei helfen deine Zeit und deine Produktivität zu schützen.

Widmen wir uns den am häufigsten auftretenden Ablenkungen.

Eingehende Anrufe

Wir alle kennen das. Kaum arbeiten wir intensiv an einer Aufgabe, klingelt das Telefon und reißt uns aus unserer Konzentration. Je nach Art und Thema des Telefonats fällt es uns danach nicht so einfach wieder konzentriert an die zuvor getätigte Aufgabe zurückzukehren.  Die effektivste Methode diese Ablenkung zu umgehen, ist ein Anrufbeantworter – heutzutage besser bekannt als Voicemail. Im Idealfall informiert die Voicemail den Anrufer über die Uhrzeit bis wann er mit einem Rückruf rechnen kann. Dies ist in der Umsetzung allerdings sehr aufwendig, da die Voicemail jedes Mal neu besprochen werden muss. Könnte aber wie folgt aussehen.

„Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Voicemail von Max Mustermann am 11. Mai 2018. Ich bin heute bis 14:30 Uhr nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton. Ich werde Sie heute noch zurückrufen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Paul Tester, Telefonnummer 0541 5688 405. Vielen Dank für Ihren Anruf.“

Nach dieser Ansage wird dir keiner böse sein, dass du nicht abgenommen hast. Es geht klar hervor, ab wann du wieder erreichbar bist und wann mit einem Rückruf zu rechnen ist. In dringenden Anliegen ist sogar eine Vertretung genannt.  

Eine weitere und häufig sehr zeitintensive Ablenkung, ist die Unterbrechung durch einen Kollegen.

Ablenkung durch Kollegen

Die Ablenkung durch Kollegen kommt relativ häufig vor. Es ist auch die am schwersten zu beurteilende Ablenkung. Der soziale Austausch (Socializing) mit unseren Mitmenschen, egal ob Kollege, Vorgesetzter oder Geschäftspartner, ist sehr wichtig. Dabei muss es auch nicht immer nur um die Arbeit gehen, sondern es kann auch ruhig mal privat gequatscht werden. Allerdings ist es nur schwer einzuschätzen was noch annehmbar ist und wann der Bogen überspannt wird. Viele Personen haben dafür leider ein sehr schlechtes Gespür. Die beste Methode um Gespräche zu beenden, bzw. diese erst gar nicht in Gang kommen zu lassen, ist die Körpersprache, verbunden mit den richtigen Worten. Etwas abweisend, aber mit dem nötigen Respekt, damit der andere nicht verletzt wird. Das folgende Beispiel verdeutlicht was ich meine.

Wenn du am Arbeitsplatz von einem Kollegen unterbrochen wirst, dann schau kurz von deiner Tätigkeit zu ihm auf und sage etwas wie „Gib mir eine Minute, ich möchte das noch kurz fertig machen.“ Arbeite weiter und sage dann „Ich bin gerade mitten in einer wichtigen Aufgabe, kann ich später auf dich zukommen? Wie wäre es in der Pause?“.

Das fühlt sich beim ersten Mal etwas komisch an, aber es ist sehr wirkungsvoll und dennoch respektvoll. Keiner fühlt sich bei diesen Worten vor den Kopf gestoßen. Solltest du dennoch das Gefühl haben, dass du dich damit von deinen Kollegen abkapselst, dann kannst du ihnen in einem Gespräch erklären, dass du wichtige Abgabetermine einhalten musst und du jede Minute benötigst um diese zu realisieren. 

Die meisten Menschen haben dafür Verständnis und werden dies anstandslos akzeptieren.

Viel einfacher wird die Sache, wenn du ein eigenes Büro hast. Mach einfach die Tür zu, wenn du eine Portion geschützte Arbeitszeit benötigst. Tue aber auch dies mit bedacht. Hast du deine Tür immer geschlossen, kann das auf deine Kollegen und vor allem auf deine Mitarbeiter  eine sehr negative Wirkung haben.

Besuchen dich häufig dieselben Personen um mit dir ein privates Schwätzchen zu halten, dann drehe den Spieß um. Besuche sie selbst. Somit liegt es an dir, wie viel Zeit du dort verbringen möchtest.

Vermeide unnötige Meetings

Wenn du öfters in Meetings bist wie dir eigentlich recht ist, dann lerne nein zu sagen. Wenn du der Meinung bist, dass deine Teilnahme weder für dich, noch für das Vorhaben von Vorteil ist, dann verzichte darauf. Kommuniziere das mit dem Organisator des Meetings. Gemeinsam könnt ihr entscheiden ob deine Teilnahme tatsächlich sinnvoll ist, oder du deine Zeit anderweitig produktiver einsetzen kannst. Nicht jedes Meeting ist wirklich notwendig. Zumindest nicht für alle Beteiligten. Oft reicht eine anschließende Zusammenfassung per E-Mail, oder ein kompaktes Telefonat. Wenn du selbst Meetings einberufst, dann beantworte dir zuvor immer selbst die folgenden zwei Fragen, um zu klären ob das Meeting tatsächlich notwendig ist. Schließlich willst auch du niemandem wertvolle Produktivzeit stehlen.

  • Ist das Meeting wirklich notwendig? Reicht nicht auch ein Anruf oder eine E-Mail?
  • Hat das Meeting einen eindeutigen und zielführenden Zweck?

Genauso wie es viele unnötige Meetings gibt, gibt es auch genügend notwendige Meetings. Wenn du ein Meeting organisierst und abhältst, dann sorge dafür, dass es so effizient und effektive wie möglich ist. Hierzu aber in einem anderen Beitrag mehr. Heute soll es rein um das Thema Ablenkung gehen. Und hier kommt gleich der nächste Produktivitätskiller.

Ablenkung durch eingehende E-Mails

Hunderte E-Mails pro Tag sind heute keine Seltenheit mehr. Aber die Aussage, dass wir keine Kontrolle über unsere E-Mails haben ist ein Trugschluss. Vor allem mit Outlook lassen sich E-Mails hervorragend kontrollieren und verwalten. Mit dem richtigen Einsatz von SPAM-Filtern, automatisch vollzogene Regeln und einer einfachen Kennzeichnungsmethode lässt sich der Posteingang effektiv und überschaubar gestalten.

Aber die wichtigste Regel im Umgang mit E-Mails lautet:

Lese und bearbeite deine E-Mails nur zu festgelegten Zeiten. Ich mache das dreimal am Tag. Es gibt aber auch Personen, die ihren Posteingang nur einmal am Tag prüfen. Es dreimal zu machen, halte ich aber für sinnvoll. Morgens, mittags, abends. Oder anders ausgedrückt. Bei Arbeitsbeginn, nach der Mittagspause und eine halbe Stunde vor dem geplanten Feierabend. Finde für dich deinen eigenen Rhythmus, aber halte dann auch daran fest. Du wirst nichts verpassen. Studien haben gezeigt, dass bei der heutigen Flut an Informationen, nur ein geringer Anteil tatsächlich relevant ist.

50% aller eingehenden Nachrichten dienen nur zur Information. Es spielt also keine Rolle wann du diese Mails liest.

Bei nur 30% ist überhaupt eine Handlung erforderlich. Und auch dann keine, die sofort erfolgen muss.

Nur 10-20% aller eingehenden E-Mails fordern einen akuten Handlungsbedarf. Und selbst hier kannst du durch geschickte Delegation und einer automatischen Weiterleitungsfunktion eine Handlung durch dich abwenden.

Wie du siehst, verpasst du nichts, wenn du nicht gleich auf jede Mail reagierst die rein kommt. Im Gegenteil, du gewinnst Produktivzeit.

Ablenkung durch Smartphone und Internet

Da gleiche wie für deinen E-Mail Posteingang gilt in verschärfter Art auch für dein Smartphone. Das Smartphone ist der Produktivitätskiller Nummer eins. Nachrichten werden hier aus mehreren Kanälen, oft mit eingehendem Signalton, direkt auf dem Bildschirm angezeigt. Egal ob WhatsApp, SMS, Twitter, Facebook Messenger oder sonstige Tweets, sei ehrlich zu dir selbst, 99%, wenn nicht gar 100%, haben doch mit deiner beruflichen Tätigkeit nichts zu tun. Lass dich davon also nicht ablenken. Schalte die automatischen Push- und Anzeigefunktionen aus. Dafür gibt es Pausen. Und davon solltest du dir regelmäßig eine gönnen. Am besten alle 55 Minuten, für 5 Minuten. In den 55 Minuten solltest du dich aber rein auf deine Arbeit konzentrieren. Frei von jeglicher Ablenkung. Sei produktiv und mach dich unsichtbar für andere. 

Mach dich Unsichtbar für Ablenkungen

Nennen wir deine Periode der Unsichtbarkeit „die geschützte Arbeitszeit“. In dieser Zeit existieren keine Ablenkungen. Keine vorhersehbaren und keine unvorhersehbaren. Dies ist deine produktivste Zeit des Tages. Plane sie dann, wenn eh mit den wenigsten Ablenkungen zu rechnen ist. Oft ist dieser Zeitpunkt früh morgens – meistens sogar sehr früh morgens. Dies ist auch die Zeit, in der der menschliche Geist am aufnahmefähigsten und kreativsten ist.

Plane die Periode sorgfältig und treffe Vorkehrungen.

  • Deaktiviere die automatische Anzeige von eingehenden E-Mails
  • Aktiviere deine Voicemail, oder leite dein Telefon auf einen Kollegen um
  • Stelle dein Smartphone auf lautlos – auch keine Vibration
  • Deaktiviere die automatische Push- und Anzeigenfunktion deines Smartphones
  • prüfe, welche evtl. auftretenden Ablenkungen delegiert werden können und delegiere diese
  • Schließe die Tür, wenn du ein eigenes Büro hast
  • Wenn du die Möglichkeit hast, suche dir für sehr konzentrationsintensive Aufgaben einen ruhigen Platz außerhalb deines normalen Umfelds.

Egal welche Punkte du umsetzt, denke daran, die Personen, die dich normalerweise ablenken, zu informieren, ab wann du wieder erreichbar bist. Dadurch nimmt dir deine Abwesenheit auch keiner krumm und es macht auch nicht den Anschein, dass du dich um Aufgaben drücken willst. Das Gegenteil wird eintreffen. Dein Umfeld wird wahrnehmen und akzeptieren, dass wichtige Aufgaben deine volle Konzentration beanspruchen. 

Die Frequenz und die Länge deiner Unsichtbarkeit, sollten sorgfältig geplant werden. Ansonsten werden für diejenigen Engpässe geschaffen, die deine Aufmerksamkeit benötigen. Dies würde im Folgeschluss zu neuen Problemen führen und gegebenenfalls wieder deine Produktivität schmälern.

Vor allem in einem Beruf mit intensivem Kundenkontakt existiert viel Potenzial für unvorhersehbare Ablenkung. Durch gute Organisation kann aber immer eine Periode der geschützten Arbeitszeit gefunden werden. 

Abschließend solltest du dir eine der goldenen Regeln zu Herzen nehmen.

Werfe einen Schatten und verhalte dich so, wie du es dir von anderen wünscht.

Der Mensch ist ein Rudeltier, wir passen unser Verhalten häufig unseren Mitmenschen an. Im Umgang mit unseren Mitmenschen sollte Respekt und Wertschätzung immer an erster Stelle stehen. Handle respektvoll und wertschätzend, und auch du wirst mit Respekt und Wertschätzung behandelt.

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