DER PERFEKTE (ARBEITS-) TAG

Wir alle kennen die Herausforderung einen Tag effizient zu planen. Wann ist die beste Zeit um aufzustehen? Welche Aufgaben sollte ich wann erledigen? Womit verbringe ich meine Freizeit? Wie sieht der perfekte Arbeitstag aus?

Oft hat der Tag einfach zu wenig Stunden um alles zu schaffen. Arbeit bleibt liegen, Freizeitaktivitäten und Entspannung auf der Strecke. Doch das muss nicht sein. Es gibt jede Menge Studien und Forschungen von Psychologen, Biologen und Soziologen über perfekte Arbeitszeiten und Alltagsgewohnheiten. Kombiniert man sämtliche Forschungsergebnisse und alle sinnvollen Expertentipps, erzielt man mehr Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz, Erfolg im Job und zusätzlich einen ausgeglichenen Lifestyle mit mehr Freizeit.

Ich habe einige Errungenschaften aus der Forschung auf meine Gewohnheiten übertragen und konnte meinen Alltag dadurch deutlich effizienter gestalten und deutlich entschleunigen.

Der Start in den Tag beginnt bei mir, wie bei Euch allen, bereits im Bett. Meistens wache ich lange vor dem Wecker auf. Aktuell ist es meistens zwischen 5 und 6 Uhr morgens. Wunderbar. Ohne Wecker wach zu werden ist ein perfekter Start in den Tag, da ich so aus keinen Träumen gerissen werde und gleich voll im hier und jetzt bin. Nun beginne ich meinen Tag zu planen. Meine Morgenroutine ist immer die gleiche, dazu allerdings gleich mehr. Aber jetzt wird erst einmal der Tag durchgeplant und in verschieden Sektoren eingeteilt. Und damit meine ich nicht die Detailplanung einzelner Termine – diese habe ich in der Regel nicht alle im Kopf. Aber ich mache eine Grobplanung und überlege mir was ich heute zu erledigen habe. Was ist gestern liegen geblieben? Was steht heute an? Mit wem muss ich heute sprechen und was sind die Themen? Dazu teile ich meinen Tag in nur 4 Sektoren ein.

Sektor 1: Vom Aufwachen bis zur Arbeit

Sektor 2: Der Vormittag

Sektor 3: Der Nachmittag

Sektor 4: Der Feierabend

Mein mit Abstand effizientester Sektor ist der Vormittag. Hier ist meine Aufnahmefähigkeit, Kreativität und Energie am größten. Beginnen möchte ich aber natürlich chronologisch korrekt mit Sektor 1. Hier lege ich auch den Grundstein für meinen weiteren Tagesablauf.

Sektor 1: Vom Aufwachen bis zur Arbeit

Wie bereits erwähnt, gehe ich meinen Tagesablauf bereits direkt nach dem Aufwachen in meinem Kopf durch. Hierzu nehme ich mir auch Zeit und betrachte alle 4 Sektoren. Wobei ich den Faktoren 2 und 3 am meisten Aufmerksamkeit schenke. Trotzdem ist Sektor 1 für mich extrem wichtig um energievoll und vorbereitet in den Tag zu starten. Nach einem Glas lauwarmen Wasser, dies gibt dem Stoffwechsel einen zusätzlichen Energieschub, absolviere ich ein 10 Minuten Workout um meinen Kreislauf in Schwung zu bringen, meine Faszien zu lockern und meine Muskeln zu trainieren. Dies gibt Energie für den ganzen Tag. Ich variiere mein morgendliches Workout ständig damit es nicht langweilig wird und ich auch nicht ständig die gleichen Muskelpartien trainiere und/oder Faszien bearbeite.

Wichtig ist es, es täglich zu machen, damit es zur Gewohnheit wird. Experten sprechen von dem 21-Tage-Prinzip. Wiederholt man etwas 21 Tage lang, verankert sich diese Handlung im Unterbewusstsein und es wird zur Gewohnheit. Ich möchte hier allerdings nicht weiter auf das Thema eingehen. Im Netz findet man aber genug Für- und Widersprecher zu diesem Prinzip. Ich von meiner Seite aus kann nur sagen, es funktioniert. Ob es nun wirklich 21 Tage gedauert hat bis mein tägliches Workout sich in mein Unterbewusstsein eingepflanzt hat, oder ob dies länger oder kürzer gedauert hat, kann ich nicht sagen. Mittlerweile läuft dieser Prozess allerdings vollautomatisch ab.

Als Belohnung nach meinem 10 Minuten Workout gibt es ein energiebringendes Frühstück. Belohnungen sind wichtig um an Gewohnheiten festzuhalten bzw. machen es einfacher die erste Zeit durchzuhalten. Beim Frühstück solltest Du großen Wert auf eine kohlenhydratarme Ernährung legen. Kohlenhydrate machen müde und schlapp. Und da Du Dich ja gerade mit einem 10 Minuten Workout fit für den Tag gemacht hast, wollen wir das nicht gleich wieder kaputt machen. Rezepte für extrem leckere, gesunde, energiespendende und vor allen abwechslungsreiche Perfekter-Start-in-den-Tag-Frühstücke findest Du in den kommenden Wochen in der Rubrik Lifestyle. Nüsse, Obst oder Gemüse füllen Deinen Energiespeicher auf und versorgen Deinen Stoffwechsel optimal mit Vitaminen und Nährstoffen. Ob Müsli, Smoothie, oder deftig, ein gesundes Frühstück kann extrem abwechslungsreich sein.

Wenn möglich solltest Du den Weg zur Arbeit nutzen um Dich weiterzubilden. Hierzu nutze ich Hörbücher und Podcasts. Vor allem Podcasts sind ideal. Die Vielzahl der zur verfügbarstehenden Podcasts zu den unterschiedlichsten Themen ist in den letzten Jahren enorm gewachsen. Auch die Qualität wird immer besser. Einfacher und kostengünstiger kann man sich kaum weiterbilden. Probiere es einfach mal aus. Du wirst begeistert sein.

Sektor 2: Der Vormittag

Als Abteilungsleiter ist meine erste Aufgabe, dass ich jedem Mitarbeiter guten Morgen sage. Das sollte meines Erachtens jede Führungskraft so machen. Ein freundliches „Guten Morgen Frau Klara“ und dazu ein nettes Lächeln kostet nichts, bringt aber einen riesigen Ertrag. Zu einem hört jeder Mensch gerne seinen Namen. Gepaart mit einer freundlichen Begrüßung und einem Lächeln, sorgt dies gleich für eine angenehme Atmosphäre und die Basis einer vertrauensvollen Zusammenarbeit. Die meisten Personen reagieren auf ein Lächeln mit einem Lächeln. Und Lächeln fühlt sich gut an und sorgt für einen gewissen Wohlfühleffekt. Einfacher könnt Ihr Euch und Euren Mitarbeitern nichts Gutes tun – und das schon am frühen Morgen. Ganz wichtig, vor dem Rundgang einen kurzen Blick in den Kalender werfen. Hat jemand Geburtstag, Firmenjubiläum, etc. oder den ersten Arbeitstag nach Urlaub, Krankheit oder einer sonstigen Abwesenheit. Alles Dinge, die einen guten Eindruck bei Euren Mitarbeitern hinterlassen.

„Guten Morgen Herr Lämke. Wie war Ihr Urlaub auf Sardinien? Schön, dass Sie wieder bei uns sind.“

 „Hallo Frau Wilhelm. Es freut mich Sie wieder gesund und wohlauf zu sehen. Wir haben Sie vermisst.“

„Guten Morgen Herr Stribel. Ich wünsche Ihnen alles Gute zum Geburtstag. Viel Glück, Gesundheit und weiterhin viel Erfolg.“

Nutze die morgendliche Runde um einen kleinen Chat mit Deinen Mitarbeitern zu führen. Schenke Ihnen Aufmerksamkeit und zeige ehrliches Interesse an Ihnen. Es sind diese kleinen Gesten die den Unterschied ausmachen und eine Basis für eine vertrauensvolle Umgebung schaffen.

Zurück von meiner morgendlichen Runde mache ich mich an meine E-Mails. Ich benutze Outlook. Outlook ist grandios und bietet einem viele Möglichkeiten den Arbeitstag strukturiert zu planen und allen Aufgaben eine Priorisierung zu verleihen. Solltest Du Dich bisher wenig mit Outlook befasst oder das Programm nur zur Terminanlage und für den Email-Verkehr genutzt haben, solltest Du unbedingt etwas Zeit investieren und Dich mehr damit beschäftigen. Outlook kann definitiv gewinnbringend eingesetzt werden. In einem meiner nächsten Blogs, bei dem ich mich ausführlich mit E-Mails und dem sinnvollen Umgang damit befasse, werde ich auch näher auf die Thematik Outlook eingehen. Heute möchte ich Euch nur ein paar kleine organisatorische Tipps geben.

Zu allererst überfliege ich meinen E-Mail Eingang und kategorisiere bzw. priorisiere in drei Kategorien. Dies mache ich mit der Outlookfunktion Kategorien. Mit der Funktion Kennzeichnung erzeuge ich zeitgleich ein Aufgabenelement, welches mich an die Nachverfolgung der Aufgabe erinnert.

Wir alle erhalten täglich eine Flut von E-Mails. Es ist wichtig den Überblick zu behalten.

Farbe: rot                    Prio A:  hier muss heute eine Handlung stattfinden                   

Farbe: gelb                  Prio B:  muss nicht, sollte aber erledigt werden                        

Farbe: grün                  Prio C:  hier muss was getan werden, kann aber warten 

Farbe: blau                  nur lesen, keine Handlung von mir erforderlich

Farbe: schwarz           hier warte ich selbst auf eine Reaktion/Antwort

Es gibt E-Mails die sich in weniger als 5 Minuten beantworten lassen. Diese solltet ihr sofort erledigen. Bitte beachtet dabei; ein kurzer Griff an den Telefonhörer ist oft schneller und zielführender als eine E-Mail zu schreiben. Oft verlaufen sich E-Mails in einer Art Chat-Kommunikation „Frage-Antwort-Nachfrage-Antwort-Rückfrage-Bestätigung…..etc. Ihr kennt das Spiel. Solltet Ihr auf keine schriftlichen Beweisstücke angewiesen sein, was in mancher Situation durchaus angebracht ist, solltet ihr das Telefon benutzen. Es ist schneller und wesentlich effizienter.

Man neigt sehr häufig dazu jede eintreffende E-Mail sofort zu lesen. Nehmt davon Abstand. Legt Zeiten fest an denen ihr Euren Posteingang checkt. Z.B. morgens, nach der Mittagspause, zwei Stunden vor Feierabend und kurz vor Feierabend. Ihr müsst die Angst ablegen, etwas Wichtiges zu verpassen. Gibt es etwas so dringliches, dass sofort Eurer Aufmerksamkeit bedarf, wird man Euch telefonisch kontaktieren.

Nun aber zurück zu meinem Arbeitstag. Da ich nun meine E-Mails priorisiert und auch bereits die bearbeitet habe, die mich weniger als 5 Minuten Aufmerksamkeit gekostet haben, schaue ich mir meine Termine und offenen „To Do’s“ an.

Die erste Frage die Ihr Euch immer stellen solltet, wenn Ihr Mitarbeiter habt: „Was kann ich hiervon delegieren?“ Warum immer alles selber machen. Fordert Eure Mitarbeiter. Mitarbeiter freuen sich über zusätzliche Herausforderungen. Jeder wird gerne gebraucht. Aufgaben zu delegieren, heißt auch Verantwortung zu delegieren. Wenn sich Möglichkeiten ergeben, bezieht Eure Mitarbeiter mit ein. Ihr und Eure Mitarbeiter werdet davon profitieren.

Bei der Bearbeitung der übriggebliebenen Aufgaben fange ich mit den Prio A-Aufgaben an. Hier gilt die goldene Regel: Das Unangenehmste zuerst. Wir neigen dazu die unangenehmen Aufgaben vor uns herzuschieben und sind Weltmeister darin, Gründe und Ausreden zu finden, warum und weshalb wir diese Aufgaben jetzt nicht erledigen können. Damit betrügen und behindern wir uns selbst. So lange eine Aufgabe nicht erledigt ist, steht sie auf unserer To Do Liste und bleibt als störender Fleck in unserem Kopf. Rote Prio A-Aufgaben erledigen sich in der Regel aber nicht von selbst, sondern erfordern ein aktives Handeln. Der Morgen bietet dafür die beste Chance. Also ran an die Prio A-Aufgaben, unangenehm, oder nicht. Es ist ein tolles Gefühl einen Haken hinter ein To Do zu setzen, vor allem wenn es sich dabei um eine Prio A-Aufgaben handelt.

Nutze den Vormittag für die schwierigen Aufgaben

Den Vormittag solltet Ihr unbedingt nutzen um Aufgaben zu erledigen, welche Eure höchste Aufmerksamkeit erfordern. Studien haben ergeben, dass der Mensch vormittags zur höchsten Konzentration fähig ist. Die gilt natürlich auch für Eure Kollegen und Mitarbeiter. Nutze daher auch deren erhöhte Aufmerksamkeit um etwas mitzuteilen oder zu präsentieren.


Quelle: orga-dich.de

Sektor 3: Der Nachmittag

Ernährung spielt natürlich eine wichtige Rolle um gesund und erfolgreich zu sein. Eine Ernährungsberatung ist an dieser Stelle aber nicht angebracht. Es ist aber sehr wichtig sich damit auseinanderzusetzen. Ihr solltet immer drauf achten genügend Flüssigkeit aufzunehmen. Experten sprechen von mindestens 1,5 Liter Wasser am Tag die nötig sind, damit das Gehirn gute Leistungen erbringen kann. Für eine gute Gedächtnisleistung benötigt es zusätzlich Omega-3-Fettsäuren die sich unter anderem in Nüssen befinden. Ich verzehre daher jeden Tag eine gute Handvoll Nüsse zwischendurch. Das sättigt und hält das Gehirn auf Trab.

Nach der Mittagspause mache ich immer einen kleinen Spaziergang. Bewegung und frische Luft versorgen das Gehirn mit Sauerstoff und fördern die Durchblutung. Danach komme ich viel besser wieder in Schwung für die zweite Hälfte des Arbeitstages.

Trotz der frischen Luft und der Bewegung versuche ich die ersten 30 Minuten nach der Pause mich nicht direkt wieder vor den Bildschirm zu setzen. Stattdessen begebe ich mich auf eine weitere Runde durch die Abteilung, einen Abstecher zu Kollegen oder einem kurzen Besuch bei meinem Vorgesetzten. Präsent zu sein ist im Berufsleben sehr förderlich. Die Fremdwahrnehmung spielt heutzutage eine wesentliche Rolle. Nicht nur im hier und jetzt, sondern auch bei zukünftigen Entscheidungen. Jemand den man nie sieht und der nicht auf sich Aufmerksam macht, wird auch nicht wahrgenommen. Somit ist man auch kein Gesprächsthema wenn es um Aufgabenverteilungen, Beförderungen, Anerkennungen, Projektverteilungen etc. geht. Zusätzlich bekommt ihr durch den Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten neue Sichtweisen, Ratschläge, Ideen, Anregungen oder einfach nur Informationen die Euch bisher gefehlt haben. Und selbst wenn mal nichts davon dabei ist, wart ihr zumindest präsent.

Mir ist bewusst, dass nicht jeder die Möglichkeit hat durch die Firma zu laufen und Gespräche zu führen, oft wird dies auch nicht gerne gesehen, mir ist aber wichtig das ihr den Hintergrund versteht welche Vorteile es hat sich mit anderen auszutauschen und präsent zu sein.

Zurück am Arbeitsplatz checke ich zum zweiten Mal meinen virtuellen Posteingang und bearbeite die eingegangen E-Mails nach dem gleichen Schema wie am Morgen.

Danach ist die beste Zeit für Meetings oder Mitarbeitergespräche. Mit der frischen Energie aus der Mittagspause und den neuen Endrücken aus den Chats mit den Kollegen, habt Ihr nun die richtige Basis für konstruktive Gespräche.

Meine letzte Tätigkeit bevor ich in den Feierabend gehe, ist die die grobe Vorbereitung des nächsten Arbeitstages. Was liegt morgen an? Welche Termine und To Do`s stehen in meinem Kalender? Was kann ich davon delegieren?

Wenn ich dies erledigt habe, kann ich meinen Arbeitstag mit gutem Gewissen beenden und mich auf meine Freizeit konzentrieren. Alle Themen die mein Arbeit und/oder meinen Arbeitsplatz betreffen, sind hiermit beendet und finden den Weg nicht in meinen Feierabend.

Sektor 4: Der Feierabend

Klarer Schnitt – Abschalten – Ausgleich – Entspannung – Auftanken

Diese fünf Punkte bestimmen meinen Feierabend und sorgen für die ideale Work-Life-Balance. Wie Ihr diese Punkte füllt, spielt nur eine Nebenrolle. Schafft Ihr es aber jedem Punkt ein gewisses Maß an Beachtung zu schenken, werdet Ihr enorm davon profitieren.

Nach jedem Arbeitstag sollte ein klarer Schnitt erfolgen. Gedanken die den Beruf betreffen, sollten am Arbeitsplatz gelassen werden. Firmenlaptops, Handy, Tabletts etc., sollten ausgeschaltet und nicht wieder eingeschaltet werden. Ihr habt Feierabend. Ganz einfach. Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass dies heutzutage nicht immer so einfach ist. Oft sagt man sich „ach, dass mach ich Zuhause noch schnell fertig“. Das „noch schnell“ kann aber auch mal länger dauern und die Freizeit stark beeinträchtigen. Und zwar nicht nur Eure, sondern auch die Eurer Mitmenschen. Also macht einen klaren Schnitt sobald Ihr das Firmengebäude, das Homeoffice Büro, Euer Geschäftswagen oder wo auch immer sich Euer Arbeitsplatz befindet, verlasst. Ihr habt jetzt Feierabend. Freizeit.

Der letzte Schritt in Sektor 3 wird Euch dabei helfen den klaren Schritt durchzuführen.

Wobei man am besten abschaltet muss jeder für sich selbst herausfinden. Bei mir beginnt das Abschalten auf der Heimfahrt. Je nach Stimmungslage und Aufnahmefähigkeit variiere ich mit den Möglichkeiten. Die Entfernung von meiner Arbeitsstätte nach Hause beträgt 42 km. Meistens fahre ich mit dem Auto und nutze dabei unterschiedliche Möglichkeiten um abzuschalten. Mit Hörbüchern und Podcasts kann ich am besten abschalten, da diese mich auf andere Gedanken bringen. Eine sehr effiziente Methode um abzuschalten ist das Telefonieren mit Freunden oder der Familie. Dies bringt einen nicht nur auf andere Gedanken, sondern bringt noch einen weiteren großen Vorteil mit sich. Manche Arbeitstage laufen nicht so gut, oder es traten Situationen auf die uns schwer im Magen liegen und uns beschäftigen. Diese in sich hineinzufressen ist nie gut. Sich Probleme von der Seele reden, kann oft Wunder bewirken. Oft bekommt man von seinen Mitmenschen auch eine andere Sichtweise der empfundenen Problematik und sieht Dinge aus einer anderen Perspektive. Ihr alle kennt das wahrscheinlich. Nutzt dies also um auch mit schlechten Tagen abzuschließen.

Hat man es geschafft abzuschalten, hat man die Basis für den Ausgleich geschaffen. Der klare Schnitt ist erfolgt und man kann sich nun auf den Ausgleich konzentrieren. Hier verhält es sich gleich wie mit dem Abschalten. In was Ihr Euren Ausgleich findet, müsst Ihr selbst herausfinden. Gewinnführend ist natürlich Bewegung. Ob dies nun gleich eine sportliche Tätigkeit oder ein ausgiebiger Spaziergang ist, spielt nicht die Hauptrolle. Ideal ist natürlich Sport an der frischen Luft. Sport baut Stress ab und ist gesund.

Für mich persönlich ist es immer extrem wichtig, dass ich meinen Kopf frei gemacht habe, bevor ich nach Hause zu meiner Familie komme. 

Zuhause gehört meine komplette Aufmerksamkeit meiner Frau und meinen Kindern. Alles was mich tagsüber belastet hat, lass ich vor der Tür. Am besten habe ich bereits auf dem Nachhauseweg die komplette Last des Tages verloren. Sollte ich das geschafft haben, vollbringe ich meinen Ausgleich gemeinsam mit meiner Familie. Ist mein Kopf aber noch voll und ich habe die Abschaltphase noch nicht überwunden, gehe ich nahtlos in Ausgleichsphase über und lenke meinen Fokus auf eine neue Tätigkeit.

Meine Entspannungsphase beginnt meistens wenn die Kinder im Bett sind. Ein Gläschen Rotwein mit meiner Frau, ein interessantes Buch oder ein bisschen Fernsehen, es muss nicht immer Yoga, Pilates oder progressive Muskelentspannung sein. Wichtig ist es zur Ruhe zu kommen. Wobei die progressive Muskelentspannung eine hervorragende Möglichkeit bietet um total relaxed in die Nachtruhe zu starten. Mit Yoga und Meditation habe ich bisher wenig Erfahrung, möchte mich damit aber intensiver beschäftigen. Der sehr gelungene Podcast “Meditation, Coaching & Life” von Michael Kurth aka Curse hat mein Interesse geweckt.

Zum Auftanken nutze ich den Schlaf. Dies ist nicht besonders anstrengend und während der Nacht habe ich eh nichts anderes zu tun. Verschieden Schlafstudien haben ergeben, dass eine Schlafenzeit von 7-8 Stunden als ideal angesehen wird. Ich halte das für Quatsch und bin da eher der Meinung von Dr. phil. Daniel Brunner, einem Spezialist der Schlafmedizin aus der Schweiz.

„Wie viel Schlaf wir brauchen, hängt vom Individuum ab. Die Anzahl an Schlafstunden, die wir benötigen, um ausgeruht zu sein, variiert zwischen vier und elf Stunden. Der Durchschnitt liegt zwar bei sieben bis achteinhalb Stunden, jedoch muss jeder für sich selbst herausfinden, mit wie viel Schlaf er sich wohl und leistungsfähig fühlt.“

Das gleiche gilt meiner Erfahrung nach auch für die beste Schlafenszeit. Man sollte ins Bett gehen, wenn man müde ist und aufstehen, wenn man wach ist. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Geht eine Zeitlang um 22.20 Uhr ins Bett und Euer Körper wird sich darauf einstellen und von alleine Müdigkeit signalisieren sobald er schlaf benötigt.

Fakt ist, ein gesunder Schlaf ist wichtig. Wie lange und wann ist nebensächlich. Den richtigen Rhythmus habt Ihr gefunden, wenn Ihr es schafft ohne Wecker aufzustehen.

Ich hoffe, Euch hat der Beitrag gefallen und Ihr konntet das ein oder andere für Euch rausziehen. Probiert einfach mal ein paar Dinge aus. So seht Ihr schnell ob Ihr einen Mehrwert erhaltet, oder nicht. Eines meiner Motos lautet:

Mach es! Wenn es nicht funktioniert, hör damit auf und mach etwas anderes. Wenn es funktioniert, mach mehr davon.

Es würde mich sehr freuen, wenn ihr den Beitrag teilt.

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